Memo - čine u skladu sa zahtjevima

Workflow svake kompanije je zbornik radova različitog karaktera, sistematizirani na određeni način. Jedan od dokumenata je dopis.

Opšte karakteristike i svrha dokumenta

Za početak, treba napomenuti da je memorandum - radni dokument, koji je informativan i istovremeno preporuku. To je dizajniran za pružanje menadžer preduzeća ili nadzornik. Ovaj dokument može biti bilo koja zaposlenog u kompaniji , iz dva razloga:

1. Na inicijativu zaposlenog.
2. Na uputstvima za upotrebu.

U svakom slučaju, ovaj rad sadrži detaljne informacije o specifičnim, pojedinačna pitanja. U stvari, to - mišljenje zaposlenika izražena u pisanom obliku. Postoje slučajevi u kojima je odluka o glavu razmatranja što trebate znati svoje podređene o okolnostima slučaja. Onda radnik mora napraviti obrazložen odgovor, i na kraju dodati svoje mišljenje u formi konkretnih prijedloga i preporuka. U skladu s tim, kao napomenu postaje osobno mišljenje pojedinca.

Ne miješajte

Biti prihvaćen za pripremu dokumenta, morate znati točno ono što je potrebno da se pruži. Neke vrste poslovne korespondencije su vrlo slični jedni drugima, i mogu se lako zbunjena. Na primjer, poslovni note su tri vrste: ured, memoranduma i objašnjenja. Istovremeno, postoje tri velike razlike, koje ne dozvoljavaju znanja osobi da se ova greška između njih. Ovi dokumenti se razlikuju:

1. Prema primaoca, da je osoba za koju su namijenjeni. Za razliku od službene, obrazloženja je napisano u ime neposrednog rukovodioca, a izvještaj osoblje, štoviše, može biti direktno direktoru kompanije.

2. Tema i semantički opterećenja navedene informacije. Predmet objašnjenja shvatio direktno iz naslova. Servis je dio poslovne korespondencije između strukturne podjele kompanije. Predmet glasa mogu biti različiti:

• periodičnog izvještavanja;
• jednokratni pružanje informacija o relevantnim pitanjima.

3. Ako je usluga objašnjenja i da su za upotrebu unutar preduzeća, dopis može biti unutrašnje i vanjske. U prvom slučaju, to je dizajniran za direktora Društva, a drugi - na višem sudu.

Kada je sačinjen dokument

Memorandum - je neophodna mjera. Napravljen je kada je situacija izmakne kontroli i prijetio kompanija u ozbiljnim problemima. Drugim riječima, situacija mora biti kritična. U ovom trenutku, zaposleni donosi pažnju menadžmenta i detaljan opis o činjenicama koje su mu poznate. Ovo može biti opasnost za realizaciju plana ili dobije očekivani profit. Dokument ima za cilj da skrene pažnju menadžera ovom problemu i pokušati popraviti situaciju. Svaki specijalista na svoj način predstavlja rješavanje situacije. U memorandumu se detaljno opisuje svoju verziju i predstavlja svoje stavove o ovom pitanju. Za udobnost, ova informacija će biti izrađena u potpuno slobodnoj formi. Ovaj stil vam omogućava da apsolutno svaki zaposlenik da izraze svoje stavove o specifičnom, jedno pitanje bez straha da će biti pogrešno od strane drugih.

Uzroci dokumenta

Postoji nekoliko razloga zbog kojih može biti dopis. Uzorak ili jedinstveni obrazac za sve moguće slučajeve da se, naravno, moguće. Ali neki konkretan razlog da zahtijeva pojedinačne uzeti način izlaganja. Razlozi mogu biti veoma različiti:

• kašnjenje za rad;
• izostajanje s posla;
• neispunjavanja obaveza;
• sukob između članova;
• prezentacija rezultata revizije;
• komunikacije za informacije o svoju grešku;
• opasnost za obavljanje rutinskih zadataka;
• Informacije o neprihvatljivo ponašanje zaposlenog.

Razlozi su mnogi, a svaki od njih zahtijeva individualni pristup i specifičan postupak. Nakon prijema informacije iz prve ruke, šef treba ga istražiti temeljito i donesu informiranu odluku. Često je potrebno dobiti dodatne informacije od drugih učesnika u problem. Oni će morati dostaviti rukovodstvu njihovih razjašnjenje o pitanjima.

Ako neko ima nešto slomio

Abnormalnosti u produkcijskim uvjetima - nisu rijetki. Bez njih, workflow i komunikaciju između ljudi je nemoguće. Najčešći memorandum povrede radne discipline. Ponašanje osoblja na radnom mjestu je uvijek dvosmislen. Svako odstupanje od standardnih normi uglavnom doživljavaju kao neprikladno i povlači za sobom odgovarajuće kazne. Izreći sankciju ima pravo samo na čelu preduzeća, tako da je ostatak osoblja, uključujući i neposrednog rukovodioca da ga obavijestiti samo o onome što se dogodilo i da ponudi svoju verziju uticaja na nemarni kolega. Crtanje algoritam kao što dopis kako slijedi.

1. Naziv usluga ili odjela. To je navedeno u gornjem lijevom dijelu lista.
2. Odredišta (glave). Navedeno u gornjem desnom uglu.
3. Naziv dokumenta. Napisan ispod velikim slovima sa crvenom linijom.
4. broj dokumenta.
5. izradu mjesto.
6. Naslov.
7. Tekst dokumenta: Ime i prezime i položaj počinitelja, datum prekršaja, vrsti prekršaja, uzrok incidenta, prijedlog za oporavak.
8. Položaj, ime i potpis radnika koji je pripremio dokument.

Ako kriv kolega

Dopis zaposlenik može izvršiti neposrednom rukovodiocu ili kolega. Najčešći razlozi zbog kojih je napravljen su negativni: povreda, prekršaj, nedoličnog ponašanja. U ovom slučaju, komentar ima za cilj da utvrdi činjenice o tome šta se dogodilo i spriječiti ponavljanje takve vrste u budućnosti. Nakon prijema dokumenta, menadžer mora shvatiti situaciju i donijeti odluku. U ovom slučaju, to određuje da li ili ne nameću zaposlenik eventualne kazne ili ne. Ako negativan događaj dogodio prvi put, možemo ograničiti upozorenja i poučnog razgovor. Ukoliko se usvoji u suprotnosti sistema, to će biti kažnjeni u skladu sa zakonima o radu. Šef je dužan da uvede vize, koja će biti snimljena ove odluke. izvještaji osoblje su sastavljeni na radnike i na drugim prilikama. Na primjer, šef odjela ima pravo da napomenem direktoru promocije za marljive podređeni posao ili zadatak dobro obavljen. Princip pripreme - isti, samo tekst je pozitivan.

Da li je teško napisati dopis?

Stvoriti dopis nije teško. pisanje uzorak, ako je potrebno, uvijek možete uzeti sekretara. Kroz njegove ruke prošlo mnogo sličnih dokumenata. Glavna stvar je da se jasno objasniti suštinu onoga što se dogodilo. Nakon čitanja ovog dokumenta, menadžer mora imati jasnu ideju o tome šta je on htio reći sastavljača "poruka je". Činjenice treba opisati hronološki, korak po korak, na potpuno uzdizao svijetle i jasnu sliku. Trebalo bi također imati na umu da je (ili A5) za internu papir upotrebu položaj obično se vrši na standardni list formata A4. Ako je informacija iz matične organizacije, tekst treba biti otisnut na memorandumu firme. Takav dokument je apsolutno potrebno dati potpis glave. Kao rezultat toga, to će biti potpisan od strane dva predstavnika preduzeća: prva - kompozitor, drugi - direktora. Informacije se mogu potvrđuje dodatne informacije. Oni mogu biti isporučen sa osnovni dokument u obliku brojevima aneksa.

Da ispravim stvari

Da bi informacija da se čuje, morate znati kako se piše dopis. Takav dokument obično se sastoji od tri glavna dijela.

1. Razlog je bio razlog za pisanje ovog komentar. Potrebno je jasno navesti situaciju i navesti sve poznate činjenice.
2. Prema autori o tome što se događa. Potrebno je da se detaljno analizira stanje i predlaže svoju odluku da stvori probleme.
3. Sinteza terminala i konkretne korake.

Informacije treba biti moguće kratko i jasno, tako da prilikom čitanja primaoca nije izgubio ideju. U suprotnom, činjenice mogu biti pogrešno protumačene, a odluka neće donijeti željene rezultate. U tekstu nije potrebno da izraze svoje fantazije, ili iskrivljuju stvarnost. Ova tehnika je protiv pravila. Ukoliko se ukaže potreba, i sam adresat uzeti interes da se autori da shvati što se dogodilo i donijeti konačnu odluku.

slijed akcija

Na primjer, moguće je razmotriti konkretnom slučaju neispunjenja svojih dužnosti. Dopis zaposlenih supervizor za pružanje društva za upravljanje. Za početak, zaposleni se daje vremena da ispravi svoje greške. U suprotnom, šef relevantnih usluga u prisustvu tri svjedoka akta da zaposleni nije ispunio zadatak predloženog datuma. Uljez onda mora da napiše objašnjenje u istom obliku s razlozima.

Zaposlenik ne može učiniti. U ovom slučaju, on gubi poslednja prilika da se brani. Obrazloženja se šalje u glavu za pregled. Njegov konačnu odluku, on izražava u formi rezolucije. Informacije su u pitanju kadrovska služba za pripremu naloga za oporavak. Stepen kazna određuje se u skladu sa zakonom. Ako je prekršaj bio sasvim ozbiljan, a pored ponavlja, rezultat može biti raskid radnog odnosa u skladu sa relevantnim članak.