Kako vodi registar dokumenata u poduzeću?

Ono što je registracija dokumenata i šta je za organizaciju? Hajde da odgovorim na ovo pitanje, kako bi: prvo - na "šta", a onda - "zašto".

Dakle, rekao je proces je fiksacija po prijemu ili stvaranje dokumenta. U toku svog happening stavljanje poseban indeks direktno na stvorili ili dobili od organizacije rada. Ali to je samo pola procesa. U drugom dijelu - što relevantne informacije o "pridošlice" u posebnom obliku za registraciju. Indeks se obično sastoji od nekoliko dijelova. Prvo, to je serijski broj. To može biti nadopunjen indeks izvođača, nomenklatura slučajeva Qualifier primatelja, i tako dalje. Komponente mogu se nalaziti u različitim sekvencama. Prvo, na primjer, može biti broj, i - nomenklature kod i klasifikatora koristi može biti prikazana na kraju. Ali obrnuto može i slijed. Inače, imenovanje posebne sobe, također sadrže kombinaciju slova, karakterizira i registraciju konstitutivnih dokumenata.

Moram reći da je kompanija ili firma treba da bude globalni registraciju dokumenata. To jest, treba utvrditi bez izuzetka, poslovne papire, dolazne i odlazne.

Nadalje, treba napomenuti da je registracija dokumenti organizacije moraju ispunjavati sljedeće uvjete:

• Single - bilo ušli ili stvorili zapise snimljene samo jednom. Ako govorimo o internih naloga, od odjela u kojima putuju sa zadanim odjela na početku broj (indeks). Ovo pravilo je jednako vrijedi i za uslugu korespondencije i krmi šef narudžbe.
• Pravovremenost - ovdje imamo na umu da je registraciju hartija od vrijednosti dobila izvana, vrši se u dan prijema. Ako govorimo o unutrašnjoj naredbe, uputstva ili naloge, oni mogu biti fiksni nakon potpisivanja odgovoran zaposlenih (maksimum - sutradan).
• Odvajanje - ima lični fiksacija (dolazni, odlazni, naredbe za svaki različite poslovne hartija od vrijednosti dopisa, zapisnika sa sastanaka, naredbe i tako dalje).
• Ujednačenost - registracija je uvijek obavlja u skladu sa istim pravilima. U ovom obliku registracije je irelevantno.
• potpunost suštine - na unosu podataka u obrazac za registraciju koji želite da prikažete što više informacija u njemu. Posebno u pogledu sadržaja dokumenta.

Osim toga, za pričvršćivanje svih hartija od vrijednosti u društvu mora izvršiti u roku od jedne godine (kalendar).

A sada je vrijeme da odgovori na pitanje: "Zašto?" Koristi se u dokumentima o registraciji organizacije mogu riješiti različite zadatke. Razmotrite najeklatantniji primjer. Ako na kraju kalendarske godine uzeti i analizirati serijske brojeve, možete pratiti rast protoka informacija. Ova informacija može dovesti do legitimne zahtjeve sekretara za povećanje njegove plaće (kao opcija - da se poveća broj članova Sekretarijata).