Elektronskih dokumenata između organizacija: kako to radi?

elektronsko upravljanje dokumentima (EDM) - brz način za razmjenu informacija zasniva na upotrebi elektronskih dokumenata s virtualnim potpisa. On je odavno prepoznat u razvijenim zemljama svijeta, kao efikasno sredstvo za operativni posao.

srce

Elektronskih dokumenata između organizacija - skup procesa za stvaranje, obradu, administracija, prenošenje, sticanje, održavanje, korištenje i uništavanje dokumenata. Svi ovi procesi se odvijaju nakon provjere integriteta i potvrde o prijemu dokumenata.

Pravila cirkulacije dokumenata između pravnih lica vrši se sporazumom stranaka. Razmjena informacija vrši se putem telekomunikacionih objekata i dokumenata pohranjenih na elektronskim medijima. Rok trajanja računovodstvene informacije ne bi trebalo da prelazi ono što je postavljen na zakonodavnom nivou.

Organizacije mogu komunicirati jedni s drugima formalnim i neformalnim dokumente s potpisima učesnika. U poslovnom sektoru to može uključivati: fakture, ugovori, fakture, ugovori, ugovori, narudžbe, obavještenja, punomoći, i sl Informacije se mogu prenositi u obliku teksta, tabelarni i grafički datoteke.

Svrha uvođenja EDI

Preduvjet za uvođenje EDI mogu biti:

• smanjenje rutinskog rada;
• smanjenje gubitka dokumenata;
• "Transparent" rad sa dokumentima;
• povećati disciplina performanse - objavljivanje dokumenata u određenom vremenu, itd ...

Među kvantitativnih ciljeva mogu identifikovati kako slijedi:

• Smanjenje vremena za obradu dokument 10 puta.
• Smanjenje troškove ureda na pola.

Elektronskih dokumenata između organizacija: kako se to radi

U skladu sa domaćim zakonom, elektronskih dokumenata između organizacija vrši se uz saglasnost obje strane. Za razmjenu podataka, potrebno je da svi učesnici bili povezani sa opremom operatora. Zatim, korisnik treba poslati zahtjev za dodavanje na listu partnera. Nakon učesnici sistem potvrde može komunicirati.

EDI modul će morati da obavlja sljedeće funkcije:

• Pozovite partnera za razmjenu podataka.
• Generisati adresara.
• Integracija sa knjigovodstvenog softvera kao što je 1C.
• Prijavi se i šifriranje dokumenata.
• Struktura prepiske.
• Prati stanje pisma.

Elektronskih dokumenata između organizacija koje koriste certifikate. Povezivanje na server i autentifikaciju se obavlja preko osobni digitalni certifikat. Elektronski potpis se izdaje za svakog korisnika sistema, pohranjene na elektronskim medijima zaštićeni i tokena PIN koda. Korisnik mora unijeti svoje login lozinku lični ured. Tek nakon toga će dobiti pristup svojim dokumentima.

Pokrene proces razmjene može bilo koji član organizacije, povezan sa sistemom. Prije nego što pošaljete dokument na drugoj strani, mora biti potpisan sa elektronskim potpisom. Ova operacija se izvodi pomoću "Crypto" programa. U dokumentu se šalje putem EDI. izvođač radnik prima obavijest o novom dokumentu. Ako ga prihvati, on je također stavlja EDS. Ako želite napraviti promjene u dokumentu, stvara svoju novu elektronsku verziju. Po završetku uređivanja želite da sačuvate promjene koristeći elektronski potpis. U dokumentu se zatim šalje na promjene na drugoj strani. Gdje je to neophodno da bi elektronski odgovarajući informacije.

Ako želite da opet napraviti promjene, onda je cijela procedura se ponavlja. Ako tvrdi da je nova verzija nije prisutan, dokument se poštuje. Konačni uzorak smatra se da je potpisan od strane dva elektronskim potpisom. verzije ce dokument pohranjeni na serveru i dostupni su za gledanje. Kada se uzorak s obzirom na status struje, da izmijeni dokument neće raditi. Frustriran ugovora s obzirom na status "Otkazano". Evo kako napraviti elektronskih dokumenata između organizacija.

oprema

Ono što je potrebno za elektronskih dokumenata između organizacija? Prvo, morate odabrati provajdera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakim druge ugovorne strane s kojima organizacija namjerava da sprovede e-mailove, morate potpisati "Sporazum o razmjeni elektronskih dokumenata."

Također je potrebno uspostaviti EDI server na kojem će se čuvati sve dokumente. To može biti kao korisničke opreme, i "oblak" za pohranu. Pristup podacima iz izvan sistema putem aplikacije, koja je instalirana na opremi organizacije. Computer Interaction sa serverom se vrši preko HTTP s dodatnom SSL enkripciju 128. Pristup dokumentima se obavljati samo kroz sučelje aplikacije i nakon položenog autentifikaciju.

EDC projekta

projekt automatizacije proces može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Termin direktno ovisi o broju procesa koji trebaju automatizacije, resursa i finansijska sposobnost organizacije. KRATAK kolo implementaciju EDC kako slijedi:

• Stvaranje radne grupe.
• Formiranje ciljeva, rokova i budžeta.
• Studija postojećih procesa.
• Razvijati posao.
• Vyrob EDI sistema.
• Potpisivanje sporazuma o implementaciji SED.
• Donošenja propisa.
• Punjenje sistema direktorije.
• obuku osoblja.
• Izvođenje preliminarne testove.
• Publikacija o implementaciji SED reda.
• Dalji razvoj softvera i rad pravila.
• Pokretanje pilot projekta.
• Full-scale prelaska na EDI.

greške implementaciju EDI

U procesu automatizacije dokumenata treba posvetiti posebnu pažnju na procese u kojima zakon zahtijeva prisustvo podlogom. Duplikat papirne dokumente elektronskim putem je nemoguće. To značajno usporava proces rada i izazvati negativan stav prema automatizaciji u cijeli proces. Za implementaciju dual rad niko ne obraća.

U procesu implementacije novih propisa treba razviti za rad s dokumentima, obuka osoblja, a tek onda se uključe u punu implementaciju. To se može postići samo ako prenijeti zaposlenima prednosti korištenja novih tehnologija.

Još jedna popularna greška - loše studija na SED zahtjevima. Ako korisnici moraju da rade u konfigurirani sistema, a zatim proces EDI razlikuje od koje su usvojile u organizaciji.

Elektronskih dokumenata između organizacija: pro i kontra

prednosti:

• Smanjenje proslijediti originalne dokumente za troškove pošte.
• Štedi prostor za pohranu dokumenata. To je sve pohranjene u elektronskom obliku.
• Jednostavan za korištenje. Slanje dokumenta vrši se iz jedne lokacije. Brzo pretraživanje dokumenta koju nosi status (poslana, primljena i prihvaćena od strane r. D.).
• Instant isporuke. Sve informacije biva poslat na primaoca u nekoliko sekundi.
• Ovaj dokument se ne može izgubiti do isteka njegovog skladištenja u sistemu.

nedostaci:

• Koristiti ovaj proizvod, morate kupiti licencu koja košta.
• Komunicirati često samo između učesnika istog sistema.
• Elektronskih dokumenata između organizacija u 1C ili koristeći bilo koji drugi softver razlikuje od prethodno koristili shemu. Sa uvođenjem novog algoritma, svi zaposleni imaju pitanja o poslovanju.
• Tehničke opreme. Prije uvođenja EDI organizacija treba za kupovinu opreme i da se pripreme osoblja za novi sistem.
• EDM se vrši pomoću elektronski potpis, čiji rok važenja je 1 godina. Neophodno je da se prate i promptno ažurirati certifikate. Također je potrebno za kontrolu postupaka izvođača certifikate, da bi se izbjegli problemi s poreza.

zakonska regulativa

Šta normativnim aktima reguliran elektronskih dokumenata između organizacija? Ruski zakonodavstvo uključuje Federalni zakon №63 «o elektronskom potpisu", pravila dokumenata u Saveznoj porezne službe su upisani u nalogu Ministarstva finansija broj MMV-7-2 / 168. Organizacija EDI između naloga na osnovu finansija № 50n. Uvjeti primarne petlje računovodstvenih dokumenata u elektronskom formatu propisanom u broju Federalne porezne službe Order MMV-7-6 / 36 @. Svi operateri u procesu aktivnosti EDM treba da se rukovodi Reda Federalne porezne službe № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronskih dokumenata između organizacija "VLSI" daje korisnicima sljedeće prednosti:

• Možete slati dokumente na bilo koju organizaciju koja je registrovana na teritoriji Ruske Federacije. Ako je druga ugovorna strana nije strana u sistemu "VLSI", zaposleni jednostavno obratite sa predstavnikom organizacije i da će poslati ga na e-mail poziv za učešće u sistemu. Odmah nakon potvrde razmjenu informacija između učesnika će se vršiti bez posrednika.
• Instalirajte softver na računalo nije potrebno. Dovoljno imati trenutnu verziju svog preglednika i pristup internetu.
• Za rad s podacima ne treba poseban program. Ako je izvještaj je prvobitno pripremljeno na softver treće strane, kao što je 1C, moguće je konfigurirati integraciju sa sustavom "VLSI".
• Standardni obrazac dokumenta nije postavljen. Možete slati tekstualne, tabelarni datoteke, slike i tako dalje. D.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih razvoj softvera u Rusiji se bavi i nabavku opreme, kroz koje elektronskih dokumenata između organizacija. "Contour" DiaDoc razvio sistem kojim se razmjena elektronskih dokumenata. A karakteristika sistema je da pristup podacima mogu se dobiti u inostranstvu. Za tu svrhu tvrtka je razvila u roaming tarife. Ako želite, podaci mono pristup preko API-ja.

Šta ti treba?

Da biste se povezali EDI, kompanije moraju kupiti:

• licencirani softver;
• server;
• nadogradnju opreme;
• vlak osoblje;
• prilagoditi i integrirati ECM za korištenje s internim aplikacijama.

Takve investicije trebaju provesti u cilju povezivanja elektronskih dokumenata između organizacije? Uključivanje u troškovima konsultantske tehnička podrška i ažuriranja softvera SED - u drugoj fazi ulaganja. Ovi troškovi će morati platiti mjesečno.

zaključak

Da zamijeni papir-based e-mail stigne. To ne samo da smanjuje troškove organizacije za vođenje procesa, ali i povećava efikasnost poslovanja u cjelini. Edi uspješno funkcionira, potrebno je da se jasno formulirati ciljeve i implementaciju sistema da se prilagodi pravilno opreme.