Šta je elektronsko upravljanje dokumentacijom

Činjenica da je prije 10 godina činilo izuzetak od pravila, sada postaje norma. Ovo se odnosi na tako mnogim područjima ljudskog života - posebno poslovnom sektoru.

Na kraju krajeva, bez obzira na to koliko brzo tempom napretka, dokumenti su bili i još uvijek su vrlo važna, možda čak i najvažniji dio ekonomske i komercijalne aktivnosti, kao što su velika poduzeća, kao i privatni poduzetnici koji nemaju ni zaposlenih. Elektronski evidencije - pojam koji se sve više koristi u svim područjima djelovanja, a niko nije iznenađen.

Zašto? Jer dokumenti su bukvalno koraci popraviti cijeli proces aktivnosti, sve informacije potrebne za efikasan rad.

Dokumenti, posebno sa svojim velikim količinama, već dugo neka vrsta kamen spoticanja i razlog za šale kao smiješno, a ne puno.

Gubitak dokumenata, oklijevanje i greške u njihov dizajn je postao neka vrsta tužan tradicije. Kako bi se maksimalno izbjegli navedeni problemi i kako bi se ubrzao dokumentoobrazovaniya proces, većina velikih i srednjih preduzeća je aktivno prelazi na elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje elektronskih dokumenata u cjelini.

Ova dva koncepta, iako izvedena jedna od druge, ali su svi isti, nisu isti. Papirologija - stvaranje proces direktan dokument i organizaciju rada s njim dalje pretrage, skladištenje i kontrolu kretanja.

Naime, proces kretanja je ono što se obično naziva dokument od trenutka stvaranja ili prihvat papira do kraja njega.

Ovaj isti posao kao i kontroliše proces koji se zove administraciji.

Službeno, ova terminologija zvuči pomalo zastrašujuće, ali u velikim preduzećima je obilje papirnatih dokumenata i izgleda vuče mnogo problema, i velike i male. I to je ono što čini čak i najkonzervativnije lidera prevesti svoju dokumentaciju u elektronskom šine, koji pokriva cijeli proces "i iz".

No, ispostavilo se, uradi to u post-sovjetski zemlje nije tako lako! Dugo vremena je elektronski zapis skladu s jedne strane - je pozdravio, s druge strane - da nije imala dovoljno pravnu snagu. Situacija je znatno olakšalo uvođenje elektronskog potpisa, koji je postao neka vrsta garancije autentičnost i validnost dokumenta.

Tehničke poteškoće ipak dosta. Počevši od softvera nedostataka, a završava sa raznim internim politikama (posebno privatnih) preduzeća. Na kraju krajeva, za pravilno razmjenu dokumenata u elektronskom obliku, na ovaj način bi trebao raditi obje ugovorne, što u praksi ne mora uvijek dogoditi.

Zbog toga, ali i zbog konzervativne želju da "bi sigurnu" elektronski dokumenti su često talože na policama u obliku njihovih papiru. Ali ipak, oni postaju manje uočljive. To je, uz automatizaciju stvaranja dokumenta i pomoći u kontroli njegovog kretanja, znatno brže čini cijeli proces toka, što znači - efektivna. Osim toga, značajno štedi prostor u sobi.