Podnošenja dokumenata. Kako da podnese dokumente?

Prije dolaska u dokumentaciju potrebnu najtemeljitije poznanstvo sa velikim brojem potrebne instrukcije o pitanjima upravljanja dokumentima i zapisima. Ove norme - su složene i sadrži veliki broj različitih malih detalja i nijansi. Kako hem dokumenata uglu? Koja sadrži listu u prilogu? Mogu li šiju računovodstvenih dokumenata termoperepletnoy mašinu? Početnik činovnik nešto razbiti glavu.

Pushover?

Na prvi pogled, postupak registracije slučaja i stavljajući ga u arhivu prilično jednostavno, ali praksa pokazuje suprotno. U slučaju kršenja bilo koje od pravila institucije ured će odbiti da prihvati trgovinu papir, i morate ponovo pokrenuti posao. Ako je došlo do takve situacije u vašem životu, pročitajte naš članak - mi ćemo pokušati riješiti ovaj problem.

Zašto sašivena dokumente? Da li postoje pravila po kojima se reguliše ovu proceduru? Da, i oni su mnoge. Mi se prvenstveno govori o metodološke preporuke za upravljanje predmetima, koji su odobreni u decembru 2009. godine, da bi u Državni arhiv. U drugom zauzvrat - na GOST 51141, posvećen arhivsko poslovanje i upravljanje ured i sadrži sve potrebne definicije i termini. Osim toga, postoje i druge pravne norme, prema kojem je umreženog dokumentacije.

Počnimo sa poklopca

Ako pozorište počinje vješalica, onda je naša procedura - ne samo sa poklopcem. I izbor kartonske "kora" - jedan od prvih zadataka u procesu "pakovanja" dokumenta. Na prvi pogled, nećete naći razliku između mnogih postojećih sorti. Ali, gledajući bliže, vi shvatiti da je poklopac su standardne, nestandardne, i koriste se za dugoročno skladištenje.

Najčešće možete upoznati standardni poklopac format 229h324 mm. Ona se primjenjuje u svim slučajevima u kojima je veličina uzorka zaheftani listova. Ako iz nekog razloga dokument ima prilično specifičan i izgled parametara, zahtijeva nestandardni poklopac varijacije. Idi na posljednju um odnosi koji u kojima su dokumenti se čuvaju od 25 godina ili više.

U skladu sa zakonom, kao poklopci izrađeni su samo od čvrstog kartona zbog značajnog radnog vijeka. Treba poduzeti mjere da se sačuva odgovarajući tip dokumenta i njegova prikladnost za upotrebu nakon teške vremenskog perioda. Dokumenti namijenjen za isporuku u Državnom arhivu, pohranjena u poklopac je napravljen od materijala kao što su kiseline bez kartona.

Pričajmo o broju listova

Prije nego što podnese dokumente ispravan niti, od kojih svi moraju biti dodan u ispravnom redoslijedu. Onda broji postupak obavlja konvencionalnim jednostavan olovku. Glavno pravilo je - što je u listi, a ne stranice dokumenta. Arapski broj pričvršćena na svaki list u gornjem desnom uglu. Osim toga, naša oznake se ne traži da "puzi" na tekst. Od ukupnog broja listova ne odnosi popis dokumenata.

Ono što finese postoje u numeracije? Ako je broj slobodnih listova dokumenti uključuju pismo ili neki takav, prvi nabrojao po kovertu, a zatim - svaki ugrađeni u svojoj listova. Ako je broj dolaznih jedinica - preko 250, je da ga podijeliti u više volumena. I svaki od njih ima svoju numeriranja.

Unutar arhiva poslovnih dokumenata mogu biti prisutni, koji imaju svoje posebne brojevi stranica, na primjer, objavljivanje časopisa. Međutim, obrade slučaj u arhivi, oni su navedeni, između ostalih, bez ometanja generalni poredak.

Ako ugnežñeni lista je veliki format, odlučio da se proširi i cifra u gornjem desnom uglu. Ona će dobiti besplatan pristup na tekst. Ako se na bilo koji od listova zalijepiti fragmenti nemogućnosti njihovog odvajanja, sve ovo je paket za brojem jedan. U ovom slučaju, to je sigurno u smislu popisa svakog od ljepljenih komada, koji se nalazi na leđima ili na slobodnom prostoru. Indikacija zalijepiti dokumenta osiguranja moraju biti u pisanom obliku ili u napomenama na ukupan popis ukazuje na ime. Najčešće su ovakve investicije slobodni čekove, izjave ili slike.

Bug ispravke i spisak dokumenata

U slučaju kada se u toku operacije dozvoljen neki nisu previše ozbiljna greška (npr preskočio par listova) umjesto čitavog niza ponovo pregrupisavanje mogu koristiti pismo oznaka. U ovom slučaju, brojevi s druge strane listova se nije promijenilo. Eliminacija takvih grešaka je moguće samo uz saglasnost sa osobljem arhiva. Ako je otkrivena bruto greške, dokument će biti ponovo odbrojani. Stare brojeve dok precrtati kao blago moguće i spusti novih. U ovom slučaju, ažurirani broji ponovo navodno upisa osiguranja.

Bez popisa nemate arhiviranje neće biti prihvaćene. Informacije sadržane u njemu, za ime dokumenta, datum crtanje, označavanje i direktno sto pokazuje serijske brojeve listova, broj nota i (ako je potrebno). Završena sve informacije o broju dokumenata u obliku brojeva, duplicirane riječi, a onda sve potpisano od strane referent sa detaljima Ime

Kako da podnese nit dokumenata

Budući da je postupak umrežavanja treba osigurati da sve potrebne materijale i alate na dohvat ruke. Osim vlastitog biznisa potrebna šilo, igla, karton za podnošenje dokumentacije i posebne teme. Kao posljednji čarapa banke konopa, teške ili proshivnymi navoj L-210. Posljednji koji se koriste za potrebe ureda češće.

Na početku ovog dokumenta su uklonjene iz bilo kojeg spajalicama ili druge metalne predmete, a zatim slučaju listovi su glatki uredan stack. Na lijevoj strani na terenu je prostor tri rupe igle ili šilo. Stavite ih u sredini od najboljih besplatnih prostor namijenjen za lijevo uvlačenje, odnosno na udaljenosti od oko jednog i pol centimetra. Ovo zapažanje je važno - jer u suprotnom nakon podnošenja dokumenata koje će biti teško pročitati.

Savjeti za praktičnost

Ako rupe imaju glatke rubove za tebe ključno, da bušenja rupa. Ali zapamtite da previše papira je "previše teška". Osigurati da su sve tri rupe su se nalazili na visini ravnomjerno i razdvojenih strane na udaljenosti od oko 3 cm. Prosječna od njih treba pasti na sredini stranice.

Da ne bi došlo do oštećenja poklopca stanja i kolaps poslovanja često se preporučuje da postavite prednje i zadnje treptanje ojačati kartonske trake. Kroz njega će biti preskočena nit. Normalno njegova veličina - 70 cm, ali u svakom slučaju to ovisi o debljini steka ..

Kao što je probijen rupa 3

Ovdje su sadržaj ovog algoritma podnošenje dokumenata. Prvo, igla je prošao kroz sredinu otvora, sa zadnje strane kraj nit i dalje. Pratio vdet na vrhu svoje rupe. Kao rezultat toga, oba kraja steka prikazane na promet ušivenim listova. Igla se izvukao kroz dno rupe i nacrtati niz na prednjoj strani. Onda opet izostavite iglu u centru rupu. Dakle, naš nit je izvući kroz sve potrebne rupe, nakon čega su oba kraja pričvrstiti na poleđini dokumenta jak čvor u. Zadržana krajeve u dužini od oko 5 cm.

Direktno na skupštini se lijepi komad papira sa riječima osiguranja. U nastavku gledamo tehnologiju proizvodnje.

Dokument se može šivana i sa 4 rupe. Kako se to radi? Postupak nije komplikovana. Četiri rupe udario vertikalno simetrično sa aranžman o zajedničkom osi. Napuštanje nit rep na stražnjoj strani prvog otvaranja, vođenja firmware šavova onda vezivanje čvor kao što je opisano gore. Firmware treba dupliraju dva puta kako bi se osigurala trajnost i pouzdanost.

upisa osiguranja

Narednoj fazi nakon numeraciju i firmware - ponude našeg poslovanja upisa osiguranja. Šta je to? Ova naljepnica veličine 4x6 cm sa tekstom "zajdeno i brojevima listova ..." (njihov broj je označen broj i riječi). Dalje se navodi položaj zaposlenika, molimo vas da dokumentuju datum i lični potpis. Ako želite da zapečati certifikaciju, mora biti naznačeno. Natpis je zalijepljen na vrhu nas čvora vezana vrhove vlakana koja je u ovom slučaju mora ostati slobodan. Potpis predstavljaju na kraju postupka, kada se ljepilo osuši. To je učinjeno kako bi se spriječilo širenje. Printing (ako ih ima) pričvrstite dio za list dio na samoj etiketi.

I tek nakon dogovora prošiven, brojevima, zatvoren potpisan i zapečaćen, može se poslati u arhivu.

Pijenje upisa osiguranja mora biti ozbiljan i pažljiv. Ona je bila ta - materijalnih dokaza imuniteta slučaja. U slučaju kršenja svoj integritet ili dokumentirati pristrasnost ne može biti prihvaćen kontrolnih organa, ili možda njegov izazov u sudu.

Šta i zašto šije

To je obavezno svi uvezani dokumenti, zbog za podnošenje u arhivi ili u bilo kojoj od inspekcijskih organa na koje se porez vlasti, mirovinski fond i mnogo takvih. Ne možete vratiti dokumente zalijepljen ili uvezani koristeći klamerica. Kao što je već rečeno, u slučaju postupka neusklađenosti to jednostavno neće prihvatiti.

Takvi postupci su podložni prvenstveno dokumenti pripadaju osoblje i računovodstva. Oni koji su završili obradu kasnije godine će biti deponovan u arhivi organizacije ili preduzeća. Posebne arhivske institucije proslijedi predmet sa prethodnom zakonskom roku zadržavanja. Utvrđeno je po zakonu, u zavisnosti od vrste dokumenta. Na primjer, najmanje 75 godina dužni su da vode javnobilježničke evidencija, knjiga i dokumenata ekonomskih računa osoblja informacija.

Rok trajanja dizajn crteža su mnogo manji - samo 20 godina. Foto dokumentacija je da se brine o 5 godina. Arhivske institucije će biti deponovan u slučaju javnih i privatnih preduzeća. Zadatak ne-državnih aktera - zaključiti sa Federalnim arhivske službe ovog ugovora.

Treba imati na umu da je pravo dokument firmware ima samo jednog zaposlenog, koji ima ovu obavezu navedenih u opisu posla. U slučaju lošeg kvaliteta spoj dokument nudi neke sankcije, posebno u slučaju promjene ili nedostatka određenih važnih stranica.

Vratimo se na tehnologiju Binder

Gore opisanih metoda umrežavanja su pogodni i za backup i poreske inspekcije. Ali podnošenja računovodstvenih dokumenata, čuvati dugo (preko 10 godina) bi trebao biti posebno jak - često na 5 rupa. Osiguranja natpis je napravljena na papiru posebna tkiva, kako bi se jasno vidljive naljepnica nalazi ispod jedinicu i nema sumnje integritet dokumenta.

Ako uslovi ureda bušenje rupa konvencionalne uredskog Punchers, a zatim, ako je potrebno, da donese velike količine papira dokumenata (na primjer, u štampanje) koriste profesionalnu opremu u obliku Strojevi za bušenje ili obavezujući mašinu. Takvi mehanizmi imaju ozbiljne moć i može biti na ručni pogon i opremljen električnim pogonom.

mehanizam za rublje

Osnovu tih postrojenja ili strojeve - klasičnom metodom korištenja izvora. Takav knjigovezački stroj je opremljen sa uređajem za perforaciju. Još jedan mehanizam dokumenta na ražnju proljeće plastike, nakon čega su gornje i donje jedinice dodao kartona ili plastične poklopce.

Prednost mašina vezivanja je mogućnost lijepljenja vrlo velikih dokumenata. Debljina bloka može biti i do 500 stranica. I - sposobnost za brisanje ili dopune stranica i listova već vezani dokument. Nedostaci su prilično ozbiljna i kompleksnost nije previše visoke čvrstoće.

Ako je uvezivanje knjiga mašina za podnošenje dokumenata opremljena sa metalnim oprugama, koji je postavljen na određeni korak i probušenih rupa, odnosno, da je, papir blokova nose na fleksibilnim čelik za opruge, koja se zatim komprimirani i zaključana. Prednosti aparata sa metalnim oprugama - više naočit konačnu formu i poboljšana pouzdanost u odnosu na vezivanje plastike izvora. Ali, u isto vrijeme umetanja ili uklanjanja listova bez oštećenja nemoguće.

Osim proljeće, tu su uređaji koji rade na principu vezivanja za plastični češalj, koji zubi uvijanje. Tu je i obavezujuća za spirala, poznato da nas kontaktirate na stolu kalendaru, sveske i dnevnike. Nakon probijanje rupe u njima (automatski 3-4 okreće ručno, s druge strane) rane spiralu.

Napredak ne stoji još uvijek

Što je termo obavezujući? To je moderna mašina za podnošenje dokumenata, što može biti brzo i njihovo ne odvojivi priključni. Sa termoperepletnyh mašina može da završi veliki broj materijala, kao i sastavi pojedinačnih primjeraka. Ova varijanta je posebno pogodan poštom izvještaje, ugovore i promotivne materijale.

Radni stroj ovog tipa upotrebom vezivanja termokoreshkov i termooblozhek ima različitih boja i veličina. Ovisno o broju listova odabranih termooblozhka slučaju određene debljine, onda svi zajedno smješteni u mašini. Unutrašnjoj strani kraju poklopca dlačice sloj polimernih ljepila. Mašina je opremljen grijačem kojim polimera se topi i sve listove su zapečaćeni u vrućim sloju.