Usklađivanje i standardizacija dokumenata. Razvoj ujedinjenja i standardizacije dokumenata

Naučni i tehnološki napredak i pojava višestruke oblike vlasništva dovela je do širenja trgovinsko-ekonomskih i socio-kulturnih odnosa. Oštro intenzivirana procesima u društvu utiče proliferacije količine informacija tokova koji su potrebni za pravilan rad jedinice za upravljanje.

Ono što je ujedinjenje dokumenata

Bez obzira na opseg i polje: da li javne djelatnosti ili industrije, zdravstva obrazovanje ili - ruku ujedinjenja i standardizacije dokumenata postepeno blijede u pozadini. Od početka prošlog stoljeća obradom podataka kodifikuje ih postepeno prošlo iz ruke u mehanizirana, i dalje - automatizirani.

Tako je prošlo racionalizacija dokumentacije. Koncept "ujedinjenja i standardizacije dokumenata" zamišljen je u ovoj fazi. Međutim, u svim fazama procesa rada i poboljšanje podataka postoji jedan i isti problem. Donijeti za automatizaciju haos nemoguće, jer ovaj proces mora prethoditi ujedinjenja i standardizacije dokumenata u cjelini. Drugim riječima, samo sređivanje papira, možete početi da njihove obrade i upotrebe.

Ciljevi i zadaci ujedinjenja

Ključnih aspekata u optimizaciji službene administrativni, privredni i svaki drugi aktivnosti su ujedinjenje i standardizaciju dokumenata. Ukratko objasniti kako se taj koncept može donijeti dokument generički predložak, jedinstveni sistem. Ovaj proces ima ogroman utjecaj na neposrednoj pripremi nikakvu dokumentaciju. Načela standardizacije i ujedinjenje dokumenti su kako slijedi:

1. Velika oblike kucanje.
2. Postavljanje jedinstvene uslove za upis podataka, što je rezultiralo u istu vrstu odlučivanja.
3. Značajno smanjenje troškova za različite prirode materijala pripreme i ukras.
4. Kompatibilan skup jedinstvene baze podataka, bez obzira na industriju i aktivnosti.

Funkcije jedinstvenog toka

Treba shvatiti da svaki aktivnosti usmjeriti i kontrolirati organizacija, kompanija, zemlja, nakon svega, je sistem u kojem svaki element postaje jedan ili drugu funkciju. Među njima postoje opšti (ili tipično) - one koje su inherentne u aktivnostima bilo koje institucije: organizacijske, upravne, izvršne funkcije planiranja, računovodstva, itd U međuvremenu, aktivnosti pojedinih organizacija su svojstveni u posebne funkcije. Na primjer, ciljeve i zadatke, na osnovu implementaciji obrazovnih aktivnosti su tipični samo za predmete ovoj oblasti.

Ono što je sistem dokumenata

sistem ujedinjenja i standardizacije upravljanje dokumentima je materijal formiran na osnovu njihovog odnosa prema:

• featured pojava;
• odredište;
• industrije;
• tip;
• zahtjeve za izradu.

Koji su dokumenti u jedinstveni sistem

Sistem dokumentacija može biti obschefunktsionalnoy i industrije. Što se tiče prvog tipa, evo pitanja treba javiti. Industrije sistemi uključuju dokument odražava specifičnosti preduzeća ili organizacije. Na primjer, standardizacija i usklađivanje carinskih dokumenata sadrže materijale koji reguliraju na kontrolnim državne granice i prelaska izvozi postupak, uvezene robe.

Što se tiče materijala su međusobno povezani i kako je odnos između dokumenata dva sistema - funkcionalne i industrije ovisi o mnogo faktora. Konkretno, njihova vrijednost je predodređen po prirodi aktivnosti organizacije. Osim toga, ujedinjenje i standardizacija administrativnih dokumenata ne podrazumijeva uvijek stvaranje odredbe o organizacionim, izvršnom ili administrativne aktivnosti. U međuvremenu, plan organizacione i administrativne dokumentacije, koja sadrži osnovne kontrolne tačke, upravljanje, saradnju i kontroliše rad državnih organa, preduzeća, odjeljenja i službenika na osnovu industriji i funkcionalne strukture.

Glavne faze ujedinjenja i standardizacije

Problemi standardizacije i harmonizacije trgovačkim dokumentima često nastaju zbog kašnjenja u dodjele blok organizacione i administrativne dokumentacije da je za takve sisteme je pravnu pomoć. Provođenje pravovremeno usklađivanje komercijalnog upravljanja preduzećem dokument uključuje:

1. U okviru jedinstvenog oblika dokumentarne će uspostaviti odgovarajuću nomenklaturu.
2. General model izgradnje dokumentacije sistema zasniva se na formu, uzeti kao model.
3. Posebna pažnja posvećena je sintaktičke pravilima građevinske dokumentacije.

Prije ovog ujedinjenja i standardizacije izvornih dokumenata je sastanak sa svim zahtjevima za materijale u svim fazama stvaranja, punjenje, obrada i čuvanje. Mi smatramo da i psihofiziološki ljudskih sposobnosti i parametara stroja i tehničke opreme.

Karakteristike stvaranja standarda

Važno je napomenuti da su rezultati procesa ujedinjenja je bio da se najčešće koriste predloške za zajedničke pravne forme. Standardi razvijeni za usluge, proizvode i zapošljavanje imaju objašnjenje na federalnom zakonodavnom nivou. Koncept "ujedinjenja i standardizacije dokumenata" u ovom slučaju je određena država aktivnosti na fiksacija normi i specifikacija za ponovnu upotrebu na dobrovoljnoj osnovi.

Zadatak stvaranja standarda je red u sferi proizvodnje i povećanje konkurentske kvaliteta proizvoda, usluga ili radova. Standardizacija i usklađivanje trgovine dokumenata također ima za cilj postizanje informacije i tehničke kompatibilnosti.

Problemi vezani za ujedinjenje spoljne trgovine dokumentacije

Osim toga, pojam "Standard" znači ne samo sadržaj normativnog dokumenta. Zakon jasno navedeno mehanizam dobrovoljnih upotrebu bez prisile. Državni standardi su zamijenjena relativno brzo državljanin. Nakon uvođenja temeljnih promjena ostaje samo problem standardizacije i usklađivanja trgovine dokumenata.

Naročito izražen, i do danas je pitanje državnih standarda kojim se uređuje proces pripreme dokumentacije za izvezene proizvode. Prema jedinstvenom sistemu, koji je usvojio Federalni zakon "o tehničkim Regulation" od 01.07.2003, odredbe koje su prisutne u njoj, ne u potpunosti u skladu sa zahtjevima standardiziranih dokumentacije, međutim, i dalje se danas koristi masovno.

Uloga Državnog komiteta za standardizaciju u procesu ujedinjenja i standardizacije

Usklađivanje i standardizacija dokumenata - put ruske države standarda. Bilo-ruski klasifikatora tehničkih, ekonomskih, socijalnih stiču pravnu snagu odmah nakon registracije države. Kontrola primjene svih zahtjeva uključeni u pojedinačne akte, nosi Ruska državna Standard i drugi organi ovlašteni od strane države u okviru određenih nadležnosti.

Glavne pravce ujedinjenja i standardizacije dokumenti su da se uspostavi jedinstvene uzorke, predloške, forme. To može biti standarde koji se zahtijevaju u pripremi dokumenata za standarde za pojedine vrste roba i jedinstvenog sistema dokumentacije. Potonji je sistem materijale nastale jednim pravilima set i zahtjevima. Jedinstvenog sistema dokumentacija sadrži, po pravilu, informacije potrebne za realizaciju funkcije upravljanja u određenoj sferi utjecaja.

Glavni jedinstven i standardiziran sistem u Rusiji

Do danas, među jedinstvene sisteme ističu:

• struktura koje se odnose na dokumentaciju organizacijskih i administrativni karakter;
• sistem kontrole dokumenata na bankarske institucije;
• usklađivanje i standardizaciju računovodstvenih dokumenata i knjiga računa i financijske evidencije institucija u javnom sektoru;
• sferične statističkih dokumenata;
• dokumentacija sistem uređuju pitanja rada;
• normativnim dokumentima za spoljnu trgovinu.

U skladu s tim, svaki od navedenih sistema isporučuje svoju državu standard, koji se razvijaju odjela centralne vlade da koordinira rad određenoj oblasti djelovanja. Na primjer, Ministarstvo financija u Rusiji je odgovoran za stvaranje obrazaca za računovodstvo i bankarstvo dokumenata. S druge strane, Rosarchiv identificirati obrasce organizacione i administrativne dokumentacije. Ove iste vlasti kažu detalji dokumenata. Ujedinjenje i standardizacija uključuje stvaranje oblika koji će se koristiti u određenoj industriji.

Detalji i oblici dokumenata u procesu standardizacije

Detalji o dokumentu smatra da je obavezan element, bez kojih je nemoguće proći formalizaciju procedura, registracija materijala. Za detalje pogledajte potpis, pečat, pečat, datum, tekst, itd Naravno, za svaku vrstu službenog dokumenta koristi poseban skup detalja. U ovom slučaju, svaki od sistema ujedinjenja ostvaruje kreiranjem modela oblik dokumenata iz jednog od sistema. Na osnovu njega razviti najprikladnije detalje svih dokumenata koji pripadaju određenoj bazi podataka.

Obliku, kao što je već spomenuto, je predložak oblik dokumenta. Takav model pisanja u utvrđenom području primjene uzima u obzir njegovu veličinu, margine i alineje, posebno stvaranje strukturnih mreže i glavne detalje.

Usklađivanje i standardizacija dokumenata organizacijskih i administrativnih područja doprinosi jednostavnost upotrebe oblika u aktivnostima bilo koje institucije, agencije, industrijskih i proizvodnih poduzeća. Gosti koji reguliše upotrebu ujedinjenja i standardizacije organizacione i administrativne dokumentacije, primjenjuju se na:

• Uredbe;
• naredbe i upute;
• rješenja;
• protokoli;
• akata;
• slova.

Pisma fiksna adresa administrativne i organizacijske mjere, uključujući upravljanje, koordinaciju i održavanje:

• javne vlasti subjekata Ruske Federacije (na listi predmeta uključuje autonomne pokrajine i republike, zakona koji, zajedno s ruskom nacionalnom jeziku instaliran uglavnom);
• preduzeća i udruženja, bez obzira na njihov oblik vlasništva i organizaciono-pravne aktivnosti.

GOST uspostavlja ne samo sastav detalje, ali uslovi za njihov dizajn i proizvodnju, čuvanje, korišćenje i očuvanje oblika prisutne sa grbom Ruske Federacije i države grb subjekata. Primjena GOST je šematski prikaz detalja.