Baze podataka u Excelu: stvoriti mogućnosti, uzoraka i savjeti

Excel je moćan alat koji kombinira najkorisniji i relevantne za korisnike funkcija. To uključuje grafiku, tabele, grafikone, računovodstva, priprema proračuna, proračun različitih funkcija, i tako dalje. Učimo iz ovog članka, kako stvoriti bazu podataka u Excel, zašto je to potrebno, i šta savjet nam može pomoći olakšati njen rad.

Što je baza podataka?

Ovo je posebna struktura, koja sadrži i čuvanje informacija materijale različite svrhe. Jednostavno rečeno, skup organiziranog a rasprostire se na policama informacija. Koliko ljudi su učenje u učionici, njihove karakteristike, datumi rođenja i izvještaja kartica - sve to zajedno je baza podataka. To je svuda potreban - u industrijskom i tehnološkom poduzeća, obrazovne i zdravstvene ustanove, agencije za provođenje zakona, pa čak u ugostiteljskim objektima. Zaista, lista jela, njihov recept sa kalorija, kao i opis je i spremište podataka.

Evo razumijemo. Sada je potrebno da saznate šta je baza podataka u Excel, i kako da ga kreira.

Stvaranje skladište podataka u Excel

Baza podataka kod nas, neće biti jednostavan i bez suvišnih detalja. Ovi kontejneri iste podatke - prilično nezgrapan i predstavljaju veliki informacioni sistem sa unutrašnjim "core", koji se sastoji od pluralnosti linija koda napisan specijalista.

Naš rad će biti jedan stol, koji će imati sve potrebne informacije. Pre nego što počnemo da se pozabavi pitanjem o tome kako napraviti bazu podataka u Excel, morate naučiti tehničke termine koji se koriste prilikom interakcije s njim.

Horizontalne linije u markup list "Excel" zove evidencija, i vertikalne kolone - polja. Možete dobiti na posao. Otvorite program i stvoriti novu radnu svesku. Zatim, u prvoj liniji želite da snimate imena polja.

Cell Format Značajke

Korisno je naučiti kako pravilno izvršiti sadržaj ćelije. Ako vaš u bazi podataka Excel će sadržavati bilo koji iznos novca, bolje je da ukaže na odgovarajuća polja numeričke format u kojem nakon decimalne točke će ići u dvije znamenke. I ako postoji neki zajednički datum, potrebno je razlikovati ovo mjesto, kao i da se uspostavi odgovarajući format za to. Dakle, svi vaši podaci će biti ispravno i bez grešaka obrađuje. Sve operacije sa praznim poljima programa izrađeni su kroz kontekst meni "Format Cells."

Također je važno i odgovarajući dizajn projekta. List, što je projekat da se prijavite da bi se izbjegla zabuna. Da bi sistem razlikujemo jednostavne sadržaj zaglavlja i potpise, treba dodijeliti ih u kurzivu, naglasio ili masnim slovima, a ne zaboravljajući da stavi ime u odvojene, a ne u kombinaciji polje. Neophodno je da uradite da biste mogli da koristite alate kao što su AutoForm i AutoFilter.

Ono što je AutoForm u "Excel" i zašto je to potrebno?

Kreiranje baze podataka u Excel - zapošljavanje je teško i mukotrpan. Da pomogne korisniku da olakša rad, program ima za ponuditi, on se automatski punjenje ćelija predodređen informacije. Na primjer, širine kolone i visine reda, veličinu fonta, font polja za boje, itd - .. Sve u samo jednim klikom može učiniti za vas AutoForm, ako ga konfigurirati kako treba. Zgodno, zar ne?

Fiksiranje "cap" baze podataka

Osim toga, ne zaboravite o osiguravanju prvog reda. U programu Excel 2007, moguće je da se na sljedeći način: idite na karticu "View", zatim odaberite "Freeze Panes" i kliknite u meniju kontekstu na "Popravi u gornjem redu." To je potrebno da popravi "cap" rada. Od Excel baza podataka može biti prilično velika u volumen, dok se krećete gore i dolje će izgubiti glavne informacije - imena polja, što je nezgodno za korisnika.

Jednom gornjoj liniji je fiksna, izdvajamo prva tri reda u budućnosti baze podataka i dodajte granica ćelije.

Nastavak rada na projektu

Da biste nastavili, morate doći do osnovne informacije, koje će sadržavati bazu podataka u programu Excel. Primjer je prikazan ispod.

Pretpostavimo da želimo stvoriti bazu podataka prikupljenih sredstava od roditelja u školu fond. Iznos nije ograničen, i razlikuje se za svaku osobu. Neka razred studira 25 djece, mislim, i roditelji će biti odgovarajući iznos. Kako se ne bi gomilaju baze podataka velikog broja zapisa, potrebno je napraviti padajuće liste koje se kriju nepotrebnih informacija, a kada se ponovo potrebno, oni uslužno ponovo pružiti.

Kako napraviti liste padajuće?

Kopirajte imena polja i stavlja ih na prazan list, što je za udobnost je potrebno spomenuti. Neka to bude, na primjer, "Roditelji". Nakon što se podaci kopiraju, ispod njih pišu u prazne ćelije sve potrebne informacije.

U MS Excel baza podataka pruža mogućnost da odaberete podatke iz padajuće liste, morate kreirati posebnu formulu. Da biste to učinili, morate postaviti sve informacije o roditeljima raspon vrijednosti s imenima. Nastavite na list, gdje snimljeni svi podaci pod nazivom "Roditelji" i otvori poseban prozor za kreiranje ime. Na primjer, u programu Excel 2007, to možete učiniti klikom na "Formula" i kliknete na "Dodijeliti ime". U ime rekord: FIO_roditelya_vybor. Ali, šta da napišem u rasponu vrijednosti? Evo, sve je kompliciranije.

Raspon vrijednosti u Excel

Postoji nekoliko vrsta raspon vrijednosti. Područje s kojima radimo, mi smo pozvani dinamična. To znači da sve ćelije su navedeni u bazi podataka može promijeniti svoje granice. Njihova promjena dešava u zavisnosti od broja vrijednosti u određenom rasponu.

Da biste dobili dinamički raspon, potrebno je koristiti OFFSET formulu. To, bez obzira na to što sam imao argumente, vraća referencu na originalni podaci. U padajućoj listi, što se dešava na kraju, ne ispunjava null vrijednosti. Uz to samo savršeno savladava dinamički raspon. On je definisana dva koordinate ćelije: u gornjem lijevom i donjem desnom uglu, kao da na dijagonalu. Stoga, moramo obratiti pažnju na mjesto gdje počinje svoj stol, odnosno na koordinate gornjem lijevom ćelije. Neka tableta počinje u A5 trenutku. Ova vrijednost će biti u prednosti ćelije lijevo. Sada, kada je prvi pretraživanje stavka pronađena, pređite na drugi.

U donjem desnom ćelija može da se izabere takav slučaj, širinu i visinu. Vrijednost ovog drugog neka bude jednak 1, a prvi formula izračunava SCHOT3 (Roditelji $ B $ 5 :! $ I $ 5).

Na taj način, u opsegu od pisanja polje = OFFSET (matične $ A $ 5, 0, 0; COUNTA (matične $ A :! $ A) -1;! 1). Pritisnite tipku OK. U svim sljedećim rasponima počinju sa A promjene u B, C i tako dalje. D.

Rad sa bazom podataka u Excel je gotovo potpuna. Mi smo se vratiti na prvi list i stvoriti padajuće liste na odgovarajuća polja. Da biste to učinili, kliknite na praznu ćeliju (na primjer B3), koji se nalazi ispod polje "Ime roditelja." Tu će se unijeti. U "Check ulazne vrijednosti" na kartici pod nazivom "Settings" pisanja u "Izvor" = FIO_roditelya_vybor. U meniju "Type" u "listu".

Slično nastavimo sa preostalim polja, mijenja naziv izvora podataka na odgovarajuće ćelije. Rad na padajuće liste je gotovo potpuna. Zatim izaberite treću ćeliju i "stretch" preko stola. Baze podataka u Excel je skoro spremna!

izgled baze podataka

Lijep dizajn također igra značajnu ulogu u stvaranju ovog projekta. Excel program može ponuditi korisniku izbor različite načine za dizajn baze podataka. Broj sheme boja su vrlo bogati, morate odabrati samo odgovarajuće bojenje duše. Osim toga, nije potrebno izvršiti cijelu bazu podataka u istom stilu, možete slikati jedan stupac u plavo, a drugi - u zelenom, i tako dalje ..

Kako prenijeti bazu podataka iz Excela u Access

Excel ne samo jednostavno ne mogu napraviti bazu podataka. Microsoft je objavio još jedan proizvod koji je savršeno kontroliše ovo teško. Ime je - Access. Pošto je ovaj program je više prilagođen za stvaranje baze podataka nego Excel, a zatim u njemu rade će biti brži i praktičniji.

Ali kako da to učini, da se u Access bazu podataka? Excel omogućava želje korisnika. To se može učiniti na nekoliko načina:

• Možete odabrati sve informacije sadržane u Excel radni list, kopirati i premjestiti ga u drugi program. Da biste to učinili, odaberite podatke koje želite kopirati i kliknite na desnu tipku miša. Pritisnite "Copy" iz izbornika konteksta. Onda se prebacili na Access, izaberite karticu "stola", grupa "predstavljanja" i sigurno kliknite na dugme "Prezentacija". Odabrati opciju "Režim stol" i ubacite informacije klikom na desnu tipku miša i odaberite "Paste".

• Možete uvesti listu formatu .xls (.xlsx). Open Access, prije zatvaranja Excel. U meniju odaberite "Import", a zatim kliknite na željenu verziju programa iz kojeg će uvesti datoteku. Zatim pritisnite "OK".

• Možete pridružiti Excel datoteke sa stolovima u programu Access. Za tu svrhu, "Eksele" potrebno odabrati opseg ćelija koje sadrže potrebne informacije i kliknite na desnu tipku miša, odaberite ime za opseg. Sačuvajte i zatvorite Excel. Otvorite "Pristup" tab pod nazivom "Get External Data", odaberite "E-Excel tablicu" i unesite svoje ime. Zatim kliknite na stavku koja služi za stvaranje sto za priključak na izvor podataka i navesti svoje ime.

To je sve. Rade spreman!